SURABAYA, HKS-News.com|
Kearsipan Universitas Airlangga (Unair) meraih akreditasi dengan kategori tertinggi AA atau sangat memuaskan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).
Prestasi tersebut juga menjadikan Unair sebagai satu-satunya perguruan tinggi di Indonesia yang mendapatkan kategori AA tersebut. Kegiatan penganugerahan dilaksanakan pada Jumat (15/12/2023) di Zoom Meeting.
Kepala Bidang Kearsipan Unair, Kiswari S Sos, menyatakan rasa syukurnya. Menurutnya, capaian akreditasi tertinggi tersebut merupakan hasil kerja sama antar banyak pihak, salah satunya bidang kearsipan di setiap fakultas maupun unit kerja kampus.
“Senang sekali bisa mengharumkan nama Unair di tingkat nasional. Untuk prestasi ini, hanya Unair satu-satunya universitas yang dapat akreditasi double A,” ujarnya.
Prestasi itu menandai pencapaian signifikan dalam upaya universitas dalam mewujudkan tata kelola kearsipan yang efisien dan terstruktur. Dengan meraih akreditasi kategori AA, Kearsipan Unair telah memenuhi standar tertinggi dalam pengelolaan arsip, termasuk aspek tata kelola, keamanan, dan aksesibilitas.
Kriteria Penilaian
Kiswari pun menuturkan beberapa ruang lingkup penilaian yang dilakukan. Antara lain pengawasan, pembinaan kearsipan, pengelolaan arsip dinamis dan statis, serta sumber daya kearsipan. Selain itu, kearsipan Unair selalu rutin melakukan audit kearsipan internal setiap tahun.
“Penilaiannya itu terdiri dari dua, penilaian eksternal dan internal. Penilaian audit eksternal nilainya itu 60 persen. Kita pun harus melakukan audit penilaian internal untuk seluruh unit kerja di lingkungan Unair, itu bobotnya 40 persen,” tambahnya
Untuk penilaian eksternal, biasanya lembaga kearsipan kampus yang akan dinilai. Selain itu, ada juga uji petik kepada unit kerja. Nantinya unit kerja akan dinilai apakah telah melakukan proses pengarsipan sebagaimana yang diatur oleh pusat kearsipan kampus. Kriteria ruang arsip pun harus dipenuhi, seperti adanya AC, termometer, pemadan api, hingga sprinkle.
“Dari itu pun dapat dinilai bagaimana proses pembinaan yang dilakukan kearsipan kampus kepada pengelola arsip di unit kerja dan fakultas,” katanya.
Perlunya Digitalisasi Kearsipan
Kiswari pun menegaskan jika kedepan diperlukan adanya inovasi dibidang kearsipan, salah satunya digitalisasi. Hal ini akan mempermudah pengelolaan kearsipan, baik bagi Lembaga, maupun masyarakat yang membutuhkan data tersebut.
Selain itu, digitalisasi juga akan meningkatkan fleksibilitas akses terhadap kearsipan itu sendiri.
“Arsip yang sobek-sobek, kertas lama yang sudah asam, yang dimakan hewan, itu bisa kita perbaiki. Ada tekniknya tersendiri. Di arsip universitas ada,” jelasnya.
Ia pun berharap dengan prestasi yang diraih, kedepan, Unair akan mampu mempertahankan serta meningkatkan kinerja kearsipan. Baginya, arsip menjadi pusat dokumentasi penting bagi berjalannya sebuah lembaga (yul)